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Der Onboarding Prozess - effizienteres Onboarding durch festgelegte User Journey

Published by Tobias Goecke, SupraTix GmbH / 知识之路 (2 weeks, 2 days ago updated)


User Journey- was ist das und wo ist der Mehrwert? Beim Onboarding verschiedener Personen im System muss oft jeder die gleichen Schritte durchlaufen z. B. bekommt man eine Willkommensnachricht, oder muss bestimmte Pflichtkurse absolvieren. Diese wiederkehrenden Schritte können in einer User Journey hinterlegt werden und neuen Personen, Rollen, Gruppen oder Teams zugewiesen  werden. Dies macht den Onboardingprozess viel effizienter.

Um im Onboarding Prozess User Journeys nutzen zu können, benötigt man das Admin-Modul. Das Admin-Modul dient zum Management der nutzenden Personen. Personen können hinzugefügt oder gelöscht und Passwörter vergeben werden. Außerdem kann man Gruppen, Teams und Rollen anlegen, über welche dann die User Journeys erstellt und zugewiesen werden. Rollen, Gruppen und Teams findet man im Admin links im Menü.

In der konkreten Rolle/ Gruppe oder Team können über den Button „geplante Aktionen“ hinterlegt werden, welche in der Maske ausgewählt werden können, z. B. kann der Schulungskatalog hinterlegt, Notifikationen und Nachrichten verschickt werden.

Wird einer Person eine Rolle/ Gruppe/ Team zugeordnet, werden nun die geplanten Aktionen genau einmal ausgeführt. Wird die User Journey im Verlauf der Zeit geändert und auf Grund der Erfahrungen angepasst, wird diese nicht nochmal jedem automatisch angezeigt. Soll jemand die aktualisierte User Journey erneut durchlaufen, muss diese Person entfernt und erneut zu der entsprechenden Rolle/ Gruppe / Team hinzugefügt werden. Es gibt keine begrenzte Anzahl an Personen die einer Rolle/ Gruppe/ Team zugeordnet werden können und eine Person kann natürlich auch mehreren Rollen,Gruppen oder Teams zugeordnet werden, und kann dann alle entsprechenden User Journeys durchlaufen.

Integration von Drittsystemen 

Ein oft angefragtes Feature ist die Integration von Drittsystemen insbesondere Office 365. Über Schnittstellen können die dort gepflegten User auch automatisch in die Plattform übernommen werden. Über Shortcuts werden die Nutzer automatisch abgefragt und in der Plattform angelegt.

Zur Vorbereitung muss der Authentifizierungsserver Azure AD in der Instanz angelegt werden. Dazu fügt man im Admin unter Einstellungen/ Authentifikation das entsprechende Drittsystem z. B. Github, LinkedIn oder MicrosoftGraph für Office 365 hinzu. Die benötigten Informationen können bei der IT-Abteilung abgefragt werden.

Dort kann auch angegeben werden, ob die Plattform die Nutzerdaten und Informationen, die von der IT gepflegt werden, nur lesen (einseitig), oder auch ergänzen- (zweiseitig synchronisieren) darf. Es können auch alle oder bestimmte (je nach Prefix) bereits eingepflegten Gruppen übernommen werden. Über „custom fields“ können auch zusätzliche Daten z. B. Eintrittsdatum oder Zuordnung zu übergeordneten Strukturen übernommen und über Shortcuts synchronisiert werden, diese werden dann im Kontakte Modul angezeigt.

Anschließend kann im Modul Shortcut die Synchronisation gestartet werden. Unter geteilte Kurzbefehle findet man zum Beispiel „Synchronisiere alle Azure AD Nutzer“ Es werden dann automatisch die User in die Instanz übernommen und angelegt. Gruppen und Rollen können automatisch übernommen und erstellt werden. 

Falls der benötigte Shortcut noch nicht automatisiert zur Verfügung steht, meldet Euch bitte bei uns. Er kann kurzfristig unkompliziert zur Verfügung gestellt werden. 

Zusammenfassend kann der Onboardingprozess wie folgt ablaufen.

Ein neuer Mitarbeiter kommt manuell oder automatisiert über z. B. Azure AD in die Plattform. Je nach Anforderung können Module oder Kurse über vordefinierte geplante Aktionen (User Journeys) freigeschaltet und zugewiesen werden, als Nachschlagewerk oder im kostenlosen Schulungskatalog mit Deadline. 

Um konkret für den Mitarbeiter nachvollziehen zu können, wo dieser steht, oder individuell auch Aktionen zu löschen, ist die User Journey auch im Kontakte-Modul an den jeweiligen Mitarbeiter angehängt und einsehbar. 

Die SupraTix GmbH stellt digitale Ökosysteme bereit, die es ermöglichen Produktionsabläufe zu digitalisieren und an die Anforderungen der heutigen Arbeitswelt anzupassen. Unternehmen können dadurch neue Geschäftsfelder erschließen und Unternehmensstrukturen kosteneffizienter …


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